Kaip registruoti išlaidą

Kaip atlikti

1. Prisijungę atidarykite „Pirkimai“ ir pasirinkite „Išlaidos“.
2. Paspauskite „Nauja išlaida“.
3. Pasirinkite, kaip norite sukurti išlaidą: „Rankiniu būdu“ arba „Automatizuotu būdu“.
4. Jei pildote rankiniu būdu, pirmiausia pasirinkite veiklą. Kol veikla nepasirinkta, kiti išlaidos laukai nerodomi.
5. Pasirinkite tiekėją, jei norite jį susieti su išlaida. Jei tiekėjo dar nėra, jį galite pridėti per „Pirkimai“ -> „Tiekėjai“.
6. Pasirinkite kategoriją, jei norite išlaidas grupuoti ataskaitose. Kategorijas galite kurti per „Pirkimai“ -> „Kategorijos“.
7. Įrašykite dokumento numerį ir dokumento datą.
8. Pasirinkite mokėjimo būseną ir mokėjimo būdą. Jei reikia, užpildykite „Apmokėti iki“ ir „Apmokėjimo data“.
9. Pasirinkite valiutą. Jei valiuta nėra EUR, įrašykite valiutos kursą į EUR ir kurso datą.
10. Įveskite bendrą sumą arba pasirinkite „Naudoti eilutes“, jei dokumente yra kelios prekės, skirtingi PVM tarifai, nuolaidos ar kiekiai.
11. Patikrinkite PVM nustatymus: PVM tarifą, ar PVM atskaitomas, ir PVM klasifikatoriaus kodą, jei jis taikomas jūsų veiklai.
12. Pasirinkite „Leidžiami atskaitymai“: 100%, 0% arba dalinai. Jei pasirinkote „Dalinai“, įrašykite leidžiamą procentą.
13. Jei norite, prisekite dokumentus: PDF arba nuotraukas. Vieno failo dydis gali būti iki 5 MB.
14. Jei reikia, įrašykite pastabas ir išsaugokite išlaidą.

Automatizuotas kūrimas

Pasirinkus „Automatizuotu būdu“, pirmiausia reikia pasirinkti veiklą ir įkelti pirkimo dokumentą. Sistema analizuoja dokumentą ir užpildo išlaidos formą bei eilutes pagal atpažintus duomenis.

Po analizės būtina peržiūrėti užpildytus laukus: dokumento numerį, datą, tiekėją, sumas, PVM, eilutes ir atskaitymus. DI analizė padeda greičiau užpildyti formą, bet galutinius duomenis visada turi patikrinti vartotojas.

Jei dokumente atpažintas tiekėjas dar nėra sukurtas jūsų paskyroje, forma gali pasiūlyti jį sukurti.

Kategorijos ir tiekėjai

Kategorija nėra privaloma, bet ji naudinga ataskaitoms ir išlaidų analizei. Kategorija priskiriama konkrečiai veiklai, todėl keičiant veiklą keičiasi ir galimų kategorijų sąrašas.

Tiekėjas taip pat nėra privalomas, tačiau jį verta pasirinkti, jei norite matyti išlaidas pagal tiekėjus ir turėti tvarkingus dokumentų duomenis.

Tiekėją galima sukurti atskirame puslapyje „Tiekėjai“. Pildant tiekėją galima naudoti įmonės paiešką pagal kodą arba pavadinimą, kad rekvizitai būtų užpildyti automatiškai, jei jie randami.

Bendra suma ar eilutės

Jei dokumentas paprastas ir pakanka bendros sumos, įveskite bendrą sumą ir PVM tarifą.

Jei dokumente yra kelios prekės ar paslaugos, skirtingi kiekiai, nuolaidos arba skirtingi PVM tarifai, naudokite išlaidų eilutes. Eilutėse galima įvesti aprašymą, kodą, kiekį, matą, vieneto kainą, ar kaina su PVM, nuolaidą ir PVM tarifą.

Naudojant eilutes forma rodo suvestinę: sumą be PVM, PVM ir bendrą sumą.

Eilutės paskirtis MB apskaitai

Sąnaudos rinkitės įprastoms paslaugoms arba prekėms, kurios iš karto sunaudojamos veikloje. Tokia eilutė nepadidina sandėlio likučio ir nesukuria ilgalaikio turto kortelės.

Pajamuoti į sandėlį rinkitės prekėms, medžiagoms ar trumpalaikiam turtui, kurio kiekį norite sekti. Pasirinkite esamą sandėlio produktą. Jei jo dar nėra, tame pačiame žingsnyje galite pasirinkti kuriamo produkto tipą ir sukurti produktą iš išlaidos eilutės.

Ilgalaikis turtas rinkitės, kai perkate turtą, kuris bus naudojamas ilgiau, pavyzdžiui, automobilį, kompiuterį ar įrangą. Sandėlio produkto tuomet nesirinkite: nurodykite turto grupę, naudojimo pradžią, likvidacinę vertę ir naudingo tarnavimo laikotarpį. Išsaugojus bus sukurta turto kortelė.

MB veikloje po išsaugojimo atidarykite „MB apskaita“ -> „Kontrolė“, atnaujinkite BŽ įrašus, patikrinkite sukurtą juodraštį ir tik tada jį registruokite.

Svarbu žinoti

Privalomi laukai: veikla, dokumento data, dokumento numeris, valiuta, mokėjimo būsena, mokėjimo būdas ir suma arba bent viena išlaidos eilutė.

Jei mokėjimo būsena yra „Apmokėta“ ir apmokėjimo data neįrašyta, sistema ją nustato pagal dokumento datą.

Jei veikla nėra PVM mokėtoja, i.SAF PVM klasifikatoriaus kodai nėra naudojami.

Prie išlaidos galima prisegti kelis dokumentus. Leidžiami PDF, JPG, JPEG, PNG, HEIC ir HEIF failai, iki 5 MB vienam failui.

Dažni klausimai

Ar išlaidai būtina pasirinkti tiekėją?

Ne, tiekėjas nėra privalomas. Vis dėlto jį verta pasirinkti, jei norite turėti tvarkingas ataskaitas pagal tiekėjus ir aiškesnę išlaidų istoriją.

Kada naudoti išlaidų eilutes?

Eilutes naudokite tada, kai dokumente yra kelios prekės ar paslaugos, skirtingi kiekiai, nuolaidos, skirtingi PVM tarifai arba reikia tikslesnės išlaidų detalizacijos.

Ar galima išlaidą sukurti iš dokumento automatiškai?

Taip. Pasirinkite „Automatizuotu būdu“, nurodykite veiklą ir įkelkite PDF arba nuotrauką. Sistema bandys užpildyti formą, bet prieš išsaugant duomenis reikia patikrinti.

Kokius dokumentus galima prisegti prie išlaidos?

Galima prisegti PDF, JPG, JPEG, PNG, HEIC ir HEIF dokumentus. Vieno failo dydis gali būti iki 5 MB.