DI dokumentų analizė

Kam skirta

DI analizė skirta greitesniam išlaidų registravimui, kai turite sąskaitą, čekį ar kitą pirkimo dokumentą ir norite, kad sistema užpildytų formą pagal dokumento turinį.

Ji ypač naudinga dokumentams su keliomis eilutėmis, PVM tarifais, tiekėjo rekvizitais ar prisegtomis nuotraukomis.

Kaip naudoti kuriant naują išlaidą

1. Atidarykite „Pirkimai“ ir pasirinkite „Išlaidos“.
2. Paspauskite „Nauja išlaida“.
3. Pasirinkite „Automatizuotu būdu“.
4. Pasirinkite veiklą. Be veiklos dokumento įkelti ir analizuoti nepavyks.
5. Įkelkite dokumentą arba nutempkite jį į įkėlimo zoną.
6. Palaukite, kol pereis įkėlimo ir analizės žingsniai: dokumento įkėlimas, dokumentas įkeltas, dokumentas analizuojamas, analizė baigta.
7. Kai forma užsipildys, peržiūrėkite dokumento numerį, datą, tiekėją, valiutą, mokėjimo duomenis, sumas, PVM ir eilutes.
8. Jei sistema pasiūlo sukurti atpažintą tiekėją, peržiūrėkite rekvizitus ir, jei jie teisingi, paspauskite „Sukurti tiekėją“.
9. Pakoreguokite netikslius laukus ir išsaugokite išlaidą.

Kaip analizuoti jau prisegtą dokumentą

Jei išlaida jau išsaugota ir turi prisegtų dokumentų, redagavimo formoje prie esamų priedų gali būti rodomas veiksmas „Analizuoti“.

Paspaudus „Analizuoti“, dokumentas perduodamas analizei. Kol analizė vyksta, prie priedo rodoma būsena „Analizuojama...“.

Kai analizė paruošta, prie priedo rodoma būsena „Paruošta“ ir veiksmas „Užpildyti formą“. Paspaudus šį veiksmą, rastus duomenis galima pritaikyti išlaidos formai.

Po pritaikymo taip pat būtina patikrinti laukus ir tik tada išsaugoti pakeitimus.

Ką būtina patikrinti po analizės

1. Dokumento numerį ir datą.
2. Tiekėją ir jo rekvizitus, jei tiekėjas buvo atpažintas arba sukurtas iš pasiūlymo.
3. Valiutą, o jei valiuta ne EUR - valiutos kursą ir kurso datą.
4. Eilučių aprašymus, kiekius, vieneto kainas, nuolaidas ir PVM tarifus.
5. Ar eilutėse kaina pažymėta kaip „Kaina su PVM“, jei dokumente kainos pateiktos su PVM.
6. PVM atskaitomumą ir leidžiamus atskaitymus.
7. Bendrą sumą formos suvestinėje ir dokumente.

Svarbu žinoti

Analizei naudojami DI kreditai. Jei analizė nepavyksta, kreditas grąžinamas.

Leidžiami dokumentų formatai: PDF, JPG, JPEG, PNG, HEIC ir HEIF. Vieno failo dydis gali būti iki 5 MB.

DI analizė nėra garantija, kad visi duomenys bus atpažinti tiksliai. Sudėtinguose dokumentuose gali reikėti pataisyti eilutes, PVM, nuolaidas ar bendras sumas.

Jei dokumentas neryškus, nukirptas, prastos kokybės arba jame daug netipinių lentelių, analizės rezultatas gali būti prastesnis.

Jei įkeliamas dokumentas neturi aiškaus tiekėjo, dokumento numerio ar sumų, dalį laukų gali reikėti užpildyti rankiniu būdu.

DI analizė pati neparinks išlaidų kategorijos. Jei kategorija reikalinga ataskaitoms, pasirinkite ją rankiniu būdu.

Dažni klausimai

Ar DI analizė automatiškai išsaugo išlaidą?

Ne. DI analizė tik užpildo formą. Išlaidą išsaugo vartotojas, patikrinęs ir, jei reikia, pakoregavęs duomenis.

Ar prieš įkeliant dokumentą būtina pasirinkti veiklą?

Taip. Veikla yra privaloma, nes pagal ją parenkami tiekėjai, kategorijos, PVM nustatymai ir išlaidos priklausomybė vartotojo veiklai.

Kas nutinka, jei atpažintas tiekėjas dar nesukurtas?

Forma gali parodyti pasiūlymą sukurti tiekėją iš atpažintų duomenų. Prieš kuriant tiekėją patikrinkite pavadinimą, kodą, PVM kodą, el. paštą, telefoną ir adresą, jei šie duomenys atpažinti.

Ar DI analizė nuskaičiuoja kreditą?

Taip, analizė naudoja DI kreditą. Jei analizė nepavyksta, kreditas grąžinamas.

Ką daryti, jei analizė suklydo?

Pakoreguokite netikslius laukus rankiniu būdu prieš išsaugodami išlaidą. Jei analizė nepavyko dėl klaidos, prie dokumento gali būti rodomas bandymo pakartoti veiksmas.