Pajamų ir išlaidų žurnalas individuali veikla 2026. Kaip pildyti ir šablonas
Taupykite laiką ir venkite klaidų. Pasinaudokite Fin24 sistema.
Individualią veiklą vykdantys asmenys privalo vesti pajamų ir išlaidų žurnalą - tai pagrindinis apskaitos dokumentas, kurio pagrindu apskaičiuojami mokesčiai ir pildoma metinė GPM deklaracija. 2026 m. žurnalą galima vesti tiek popieriuje, tiek elektroniniu būdu - ir dauguma verslų renkasi elektroninį variantą dėl paprastumo ir mažesnės klaidų tikimybės.
Šiame straipsnyje rasite viską: privalomus stulpelius, pildymo tvarką žingsnis po žingsnio, Excel šabloną ir informaciją apie VMI i.APS sistemą.
Kas yra pajamų ir išlaidų žurnalas ir kam jis privalomas?
Pajamų ir išlaidų žurnalas - tai chronologinis visų gautų pajamų ir patirtų išlaidų įrašų rinkinys. Tai esminis dokumentas, leidžiantis stebėti finansinius srautus ir tinkamai apskaičiuoti mokesčius.
Žurnalą privalo vesti:
- Individualią veiklą vykdantys asmenys pagal pažymą
- Individualią veiklą vykdantys asmenys pagal verslo liudijimą (jei prekiauja turgavietėse mėsa - privaloma elektroninė forma)
- Ūkininkai ir smulkiosios MB, IĮ, jei netaiko dvejybinės apskaitos
Žurnalo nereikia, jei pasirinktas 30% leidžiamų atskaitymų būdas - tada pildoma tik pajamų dalis, išlaidų dokumentų rinkti nereikia.
2026 m. aktualija: Nuo 2024 m. gegužės 1 d. individualią veiklą su pažyma ar verslo liudijimu vykdantys gyventojai, kurie turgavietėse prekiauja mėsa ar paukštiena, privalo žurnalą vesti tik elektroniniu būdu per VMI i.APS sistemą.
Duomenys į žurnalą turi būti įrašyti iki kito mėnesio paskutinės dienos. Apskaitos dokumentai ir žurnalas saugomi 10 metų.
Pajamų ir išlaidų žurnalo stulpeliai - privalomi laukai
Oficiali žurnalo forma patvirtinta Finansų ministro įsakymu. Pagrindiniai stulpeliai:
| Stulpelis | Kas rašoma |
|---|---|
| Nr. | Eilutės numeris - chronologinė seka |
| Data | Operacijos atlikimo data |
| Dokumento data, pavadinimas, numeris | Sąskaitos faktūros ar kito dokumento duomenys |
| Sandorio šalis | Pirkėjo / pardavėjo pavadinimas arba vardas, pavardė |
| Pajamos | Gauta suma pagal pajamų rūšį (paslaugos, prekės) |
| Išlaidos | Sumokėta suma pagal kategorijas (kuras, biuro reikmenys, reklama) |
| PVM | PVM suma - tik jei esate PVM mokėtojas |
| Pastabos | Papildoma svarbi informacija |
Formą galima pritaikyti pagal poreikius - pvz., pridėti atskirą stulpelį dažnai pasikartojančioms išlaidų kategorijoms.
Kaip pildyti pajamų ir išlaidų žurnalą 2026 m. - žingsnis po žingsnio
1. Pasirinkite žurnalo vedimo būdą
- Popierinis žurnalas - spausdintas arba ranka rašytas. Tinkamas tiems, kurie turi mažai įrašų.
- Excel / Google Sheets šablonas - paprasčiausias elektroninis variantas, jokių papildomų išlaidų.
- VMI i.APS sistema - nemokama, privaloma kai kuriems (žr. žemiau).
- Apskaitos programinė įranga (pvz., fin24, CFlow) - automatizuoja įvedimą, sąskaita faktūra virsta žurnalo įrašu automatiškai.
2. Užpildykite viršelio duomenis
Prieš pradedant žurnalą nurodykite: vardą ir pavardę, asmens kodą, gyvenamąją vietą ir vykdomos veiklos rūšį.
3. Rašykite chronologine tvarka
Kiekvienas įrašas turi eiti nuosekliai pagal datą. Negalima praleisti eilutių ar pildyti retrospektyviai be pagrindo.
4. Registruokite kiekvieną operaciją
Gauta sąskaita faktūra → žurnalo pajamų eilutė. Sumokėta išlaida → išlaidų eilutė. Kiekvienas įrašas turi turėti pagrindžiantį dokumentą.
5. Sumuokite mėnesio pabaigoje
Kiekvieną mėnesį susumuokite pajamas ir išlaidas. Metų pabaigoje atliekama inventorizacija - suskaičiuojami neparduotų prekių likučiai.
Praktinis pildymo pavyzdys
| Nr. | Data | Dok. nr. | Sandorio šalis | Pajamos | Išlaidos | Pastabos |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2026-05-02 | SF-2026-001 | UAB „Klientas" | 800,00 € | - | IT konsultacijos |
| 2 | 2026-05-05 | SF-2026-002 | MB „Partneris" | 1 200,00 € | - | Svetainės kūrimas |
| 3 | 2026-05-10 | PVM sąsk. 00123 | Pigu.lt | - | 45,00 € | Biuro reikmenys |
| 4 | 2026-05-15 | SF-2026-003 | UAB „Klientas 2" | 500,00 € | - | Konsultacijos |
| Viso gegužė | 2 500,00 € | 45,00 € |
Pajamų ir išlaidų žurnalo šablonas - Excel atsisiuntimas
Dauguma IV vykdytojų žurnalą pradeda vesti Excel lentelėje - tai nemokama, prieinama ir paprasta.
Ką turi turėti geras Excel šablonas:
- Visi 8 privalomi stulpeliai pagal VMI formą
- Automatinis mėnesių sumavimas
- Atskiri lapai kiekvienam mėnesiui arba metams
- Metinė suvestinė
Kaip pasigaminti paprastą žurnalą Excel:
- Sukurkite naują lapą
- Pirmos eilutės stulpeliai: Nr., Data, Dok. nr., Sandorio šalis, Pajamos, Išlaidos, PVM, Pastabos
- Apačioje pridėkite
=SUM()formules pajamų ir išlaidų sumai - Kopijuokite kas mėnesį į naują lapą
VMI i.APS - nemokamas elektroninis žurnalas 2026 m.
VMI teikia nemokamą elektroninio žurnalo sprendimą - i.APS sistemą, prieinamą per imas.vmi.lt portalą.
Ką i.APS gali:
- Elektroniniu būdu vesti pajamų ir išlaidų žurnalą
- Apskaičiuoti mokesčius (GPM, PSD, VSD)
- Paruošti preliminarią metinę pajamų deklaraciją
- Išrašyti sąskaitas faktūras (įskaitant PVM sąskaitas)
- Priminti apie artėjančias prievoles
Kam i.APS tinka:
- IV pagal pažymą vykdytojams
- Verslo liudijimą įsigijusiems asmenims
Individualios veiklos ir mažosios bendrijos apskaitos sistema.
Kada i.APS nepakanka:
- Kai reikia sudėtingesnės išlaidų kategorijų analizės
- Kai sąskaitas išrašote iš atskiros sistemos ir norite automatinės sinchronizacijos
- Kai valdote kelis projektus ar klientus ir reikia detalesnių ataskaitų
Elektroninis žurnalas vs popierinis - kodėl verta keisti
Perėjimas prie elektroninio žurnalo duoda konkrečią naudą:
Tikslumas - automatinės formulės eliminuoja skaičiavimo klaidas. Excel ar apskaitos programa visuomet teisingai sudės pajamas.
Greitis - įvedimas elektroniniu būdu yra greičiau, o metinė suvestinė generuojama automatiškai - nereikia rankiniu būdu sumuoti 12 mėnesių.
Lengvesnis deklaravimas - metų pabaigoje visi skaičiai jau yra surinkti. Jei naudojate apskaitos programą, duomenys perkelia į deklaraciją automatiškai.
Atsarginės kopijos - popierinis žurnalas gali sudegti ar pasimesti. Elektroninis - dubliuojamas automatiškai.
Integracija - modernios sistemos leidžia importuoti banko išrašus ar automatiškai registruoti pajamas išrašant sąskaitas.
Duomenų analizė - kaip žurnalas padeda priimti verslo sprendimus
Tiksliai pildomas žurnalas yra ne tik prievolė, bet ir vertingas verslo įrankis:
- Mokesčių optimizavimas - tiksli išlaidų apskaita leidžia pasinaudoti visomis leidžiamomis atskaitomis
- Pelno analizė - matote kurie klientai ir paslaugos generuoja daugiausiai pajamų
- Pinigų srautų planavimas - prognozuojate ateinančių mėnesių mokėjimus ir pajamas
- Pasiruošimas VMI patikrinimui - tvarkingas žurnalas yra geriausias apsaugos dokumentas
Ateities kryptis - dirbtinis intelektas apskaitoje
Šiuolaikinės apskaitos sistemos jau integruoja dirbtinį intelektą:
- Automatinis operacijų kategoravimas - AI atpažįsta išlaidų tipą iš aprašymo
- OCR technologijos - nufotografuotas kvitas automatiškai tampa žurnalo įrašu
- Anomalijų aptikimas - sistema perspėja apie neįprastas operacijas
- Mokesčių prognozavimas - realiu laiku skaičiuoja kiek mokėsite metų pabaigoje
Kaip automatizuoti pajamų ir išlaidų žurnalą su fin24
Jei išrašote sąskaitas faktūras ir norite, kad žurnalas pildytųsi automatiškai - fin24 sprendžia šią problemą:
- Išrašyta sąskaita faktūra automatiškai tampa pajamų įrašu žurnale
- Mokesčiai skaičiuojami realiu laiku - visada žinote kiek mokėsite
- Ataskaitų generavimas vienam paspaudimui
- Prieinama iš bet kur - kompiuterio, telefono ar planšetės
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar galima pajamų ir išlaidų žurnalą vesti Excel?
Taip - Excel žurnalas yra visiškai teisėtas, jei atitinka VMI formos reikalavimus (privalomi stulpeliai, chronologinė tvarka). Svarbiausia - galimybė atspausdinti ar eksportuoti duomenis VMI pareikalavus.
Iki kada reikia įrašyti operacijas į žurnalą?
Einamojo mėnesio duomenys turi būti įrašyti iki kito mėnesio paskutinės dienos. Pavyzdžiui, gegužės pajamos - iki birželio 30 d.
Kiek laiko saugoti žurnalą?
Pajamų ir išlaidų žurnalas ir jį pagrindžiantys dokumentai saugomi 10 metų nuo ataskaitinio laikotarpio pabaigos.
Ar VMI i.APS yra nemokama?
Taip - VMI i.APS sistema visiškai nemokama. Prieiga per imas.vmi.lt portalą su el. parašu ar per Mano VMI.
Ar verslo liudijimo turėtojas privalo vesti žurnalą?
Taip - verslo liudijimą įsigiję asmenys taip pat privalo vesti pajamų ir išlaidų žurnalą. Išimtis - jei pasirinktas fiksuoto mokesčio režimas ir parduodamos tik paslaugos (ne prekės).